"I presidenti eletti 2003-2004 ed i prossimi eletti 2004-2005 possono valutare sul Forum alcune ipotesi di lavoro volte a migliorare il Ciclo di Formazione Distrettuale".

 

 

FORMAZIONE  NEL  DISTRETTO  -  ORIENTAMENTI

(Paolo Margara, R.C. Viareggio Versilia, 22 Novembre 2002)

 

Il R.I. raccomanda che i Distretti svolgano ogni anno, a partire dal semestre gennaio-giugno che precede l’entrata in carica delle nuove strutture, il Ciclo di Formazione per la Dirigenza Distrettuale.

 

Il Ciclo raccomandato è basato su cinque incontri in sequenza:

-          SISD - Seminario Istruzione Squadra Distrettuale (febbraio-marzo)

-          SIPE - Seminario Istruzione Presidenti Eletti (marzo)

-          ASDI - Assemblea Distrettuale (aprile)

-          SEFR - Seminario Fondazione Rotary (luglio-novembre)

-          SEDD - Seminario Dirigenza Distrettuale (in concomitanza col Congresso)

 

Di tali incontri il R.I. propone caratteristiche e scopi, consigliandone anche una eventuale implementazione in relazione alle situazioni, alle esigenze ed agli obiettivi dei Distretti stessi.

 

Sulla base delle esperienze acquisite nel nostro Distretto durante i primi tre anni di introduzione del Piano Direttivo Distrettuale, accompagnato dal parallelo svolgimento del Ciclo di Formazione Dirigenziale, ritengo opportuno fare alcune considerazioni, originate anche da scambi di idee, confronti serrati e dialoghi approfonditi con amici rotariani esperti ed appassionati.

 

In primo luogo è importante sottolineare che la natura dei cinque incontri non è omogenea.

Infatti i due incontri SISD e SIPE sono incontri che possono essere definiti “a numero chiuso” in base a due elementi caratteristici:

-          sono indirizzati esclusivamente a gruppi specifici e ben definiti di dirigenti:  

                  -    il SISD agli Assistenti del Governatore ed

                       ai Presidenti delle Commissioni Distrettuali

                  -    il SIPE ai Presidenti eletti dei Club

-          svolgono “formazione diretta” con programmi legati, soprattutto ed in particolare, al lavoro ed alle responsabilità che tali dirigenti dovranno affrontare

 

Gli altri tre incontri ASDI, SEFR e SEDD sono invece incontri che possono essere definiti “a numero aperto” per i seguenti motivi:

-          si rivolgono a tutti i rotariani del Distretto interessati, anche se possono avere un qualche obiettivo specifico

-          svolgono “formazione indiretta”, cioè hanno programmi rivolti più all’informazione, all’aggiornamento ed allo scambio che non all’istruzione

 

In secondo luogo è altrettanto importante evidenziare che il Ciclo raccomandato presenta alcune carenze, che possono essere così riassunte in modo schematico:

-          la formazione prevista nell’area della Fondazione Rotary è inefficace

-          la formazione dei segretari di club è trascurata

-          l’incontro per i past dirigenti dei club è mal posizionato

-          gli aspetti formativi per i nuovi soci non sono chiariti a sufficienza

 

Andiamo con ordine ed approfondiamo i diversi elementi.

 

 

Formazione nell’area della Fondazione Rotary 

 

Ricordo che sono due le occasioni in cui è previsto che il Ciclo di Formazione si occupi di Fondazione Rotary.

 

La prima di esse si concretizza in una delle sessioni tematiche organizzate in sede di ASDI e presenta due aspetti insoddisfacenti:

-          i partecipanti a tale sessione non sono in linea generale coloro che poi dovranno occuparsi di Fondazione nei club, dato che nel mese che intercorre fra il SIPE e l’ASDI è improbabile che i club abbiano potuto provvedere, se non in pochissimi casi, a nominare le commissioni.

-          in aggiunta ed in generale i tempi e la formula previsti per le sessioni tematiche dell’ASDI sono inadeguati a condurre una efficace riunione di “formazione diretta”.

 

L’altra occasione è offerta dal SEFR e presenta a sua volta due punti deboli:

-          è un incontro “a numero aperto” e quindi fa “formazione indiretta”, sicuramernte insufficiente e parzialmente efficace per gli addetti ai lavori in un’area di grande importanza come la Fondazione

-          si svolge ad annata di lavoro iniziata, quando ormai i programmi dei club sono stati da tempo definiti nel Documento di Pianificazione, presentato entro giugno al Governatore, ed è tardi per tener conto delle raccomandazioni e dei suggerimenti.

 

E’ allora logico considerare il lavoro di formazione nell’area importantissima della Fondazione Rotary, così come è raccomandato, insufficiente e mal posizionato, in complesso inadeguato.

 

Occorre puntare, a mio avviso, a rafforzare l’aspetto formativo vero e proprio in tale area.

 

Penso alla istituzionalizzazione di un incontro “a numero chiuso”, SIFR (Seminario Istruzione Fondazione Rotary), indirizzato alla “formazione diretta” dei Presidenti delle Commissioni dei Club per la Fondazione Rotary, da tenersi orientativamente nel periodo che intercorre fra l’ASDI e l’inizio dell’annata di lavoro, con un adeguato programma definito dal Governatore e dal Presidente della Commissione distrettuale per la Fondazione Rotary.

 

Tale riunione prenderebbe il posto del SEFR, tanto più che la tendenza consigliata dal Rotary International, ed ormai in atto, è quella di formare a livello distrettuale i dirigenti di club e trasferire in sede locale, attraverso di loro, i compiti della formazione dei soci, soprattutto se in ogni club c’è il socio particolarmente preparato dal Distretto nel settore specifico.

 

Ricordo che l’esigenza di una migliore formazione per gli addetti ai lavori nell’area della Fondazione Rotary ha portato, negli ultimi tre anni, ad integrare il Ciclo di Formazione canonico con lo sdoppiamento su base regionale del SEFR (Emilia Romagna e S.Marino - Toscana) nel 2000-2001, con i quattro mini-SEFR in aggiunta ai due SEFR regionali nel 2001-2002, con il pre-SEFR , sempre in aggiunta ai due SEFR regionali, nell’annata in corso.

 

Non è di secondaria importanza porre in evidenza il fatto che a fronte dei 2 incontri del 2000-2001, dei 6 incontri del 2001-2002 e dei 3 incontri dell’annata attuale, i compiti di formazione per la Fondazione Rotary si svilupperebbero in un incontro unico, caratterizzato però da una assai più efficace specializzazione degli indirizzi e dei contenuti, e quindi in ultima analisi da migliori risultati.

 

In aggiunta poi si otterrebbe potenzialmente il coinvolgimento di tutti i rotariani del Distretto, almeno per quanto riguarda l’informazione se non proprio la formazione, attraverso l’impegno locale dei Presidenti delle Commissioni dei Club per la Fondazione Rotary, e ciò in luogo del coinvolgimento in sede distrettuale di poche centinaia di rotariani che, fra l’altro, sono quasi sempre i soliti. 

 

 

Formazione dei segretari di club

 

In un quadro organizzativo rivisitato è bene pensare anche ad eliminare un’altro punto debole del Ciclo di Formazione, quello relativo alla formazione dei Segretari eletti dei Club, funzione tanto importante quanto trascurata.

 

Il Ciclo raccomandato prevede che i Segretari eletti dei Club partecipino, in occasione dell’ASDI, alla sessione tematica “Amministrazione del club”, insieme a numerosi altri dirigenti operativi responsabili del buon funzionamento del club.

 

Troppo poco e troppo dispersivo per una valida e concreta formazione dei Segretari dei Club.

 

Si dovrebbe puntare a modificare la situazione mettendo in pratica una soluzione che sia efficace e semplice nello stesso tempo.

 

Tale soluzione è quella di istituzionalizzare lo svolgimento di un incontro di “formazione diretta”  “a numero chiuso” per i Segretari eletti dei Club, SISE, da svolgersi in occasione del SIPE ma in sessione separata, dato che il SIPE non prevede istituzionalmente la partecipazione dei Segretari eletti.

 

In tale SIPE-SISE, dopo una prima parte in comune per la relazione del Governatore eletto, i Presidenti eletti svolgono la loro riunione di formazione “a numero chiuso” guidata dal Governatore e dall’Istruttore distrettuale, mentre i Segretari eletti svolgono la loro riunione di formazione “a numero chiuso” guidata da un rotariano incaricato dal Governatore, rotariano esperto di Amministrazione del club, buon comunicatore, rotarianamente colto, affidabile, con i contributi del Segretario distrettuale e del Tesoriere distrettuale.

 

Lo svolgimento di un SISE in parallelo con il SIPE richiede certamente un maggior impegno da parte del Distretto, ma, a mio avviso, il rapporto fra i benefici ed i costi viene notevolmente incrementato.

 

Teniamo presente che una efficace formazione dei Segretari eletti è la migliore via per sdrammatizzare i contenuti dell’incarico di Segretario, che oggi viene rifiutato aprioristicamente anche da parte di ottimi soci dei club, e quindi per ridurre quel fenomeno rotarianamente molto negativo che è conosciuto col nome di ”segretario di lungo corso”. 

 

Ricordo infine a questo proposito l’esigenza formativa dei Segretari eletti che nell’annata 2000-2001 aveva condotto allo svolgimento innovativo di una dozzina di incontri RISP (Riunione Informativa Segretari e Presidenti), ognuno indirizzato al gruppo dei club assegnati ad uno stesso  Assistente del Governatore, incontri che allora riscossero una notevole approvazione da parte dei rotariani coinvolti.

 

 

Formazione dei past dirigenti di club

 

IL SEDD è un incontro molto interessante nel Ciclo di Formazione raccomandato in quanto punta a recuperare, aggiornare e rendere disponibili in sede distrettuale le energie e le volontà dimostrate dai past dirigenti in sede di club.

 

Esso presenta però alcuni punti deboli:

-          il Ciclo di Formazione lo posiziona subito prima o subito dopo il Congresso distrettuale e quindi nel nostro Distretto in prossimità della chiusura dell’anno rotariano

-          di conseguenza la sua organizzazione è affidata ad un Governatore che sta per concludere la sua fatica, che si trova al culmine dell’impegno ed il cui massimo interesse, nella circostanza, è riposto nel congresso

-          rischia di diventare una forma di informazione autocelebrativa priva di aspetti formativi.

 

Tale posizionamento può essere comprensibile in quei distretti che svolgono il loro congresso in corso d’annata anziché alla fine, e soprattutto in quei distretti che distribuiscono i tempi del loro congresso sui tre giorni canonici previsti dal R.I., mentre non è altrettanto comprensibile nel nostro distretto: non mi dilungo ad illustrare la nostra  situazione congressuale che del resto è ben nota.

 

Taglio corto: svolgiamo senz’altro il SEDD secondo gli indirizzi, i contenuti e gli scopi raccomandati, mantenendone la natura di incontro a “numero aperto” per la “formazione indiretta” dei past dirigenti dei club, ma posizioniamolo in modo che la partecipazione degli interessati sia effettivamente quella che deve essere, non “annacquata” nei grandi numeri e nei troppo diversi obiettivi di un  congresso distrettuale,  ma con la piena attenzione ed il concreto entusiasmo da parte di chi deve organizzarlo e curarne lo svolgimento e di chi, soprattutto, deve parteciparvi.

 

 

Formazione dei nuovi soci

 

Il Ciclo di Formazione non prevede un particolare impegno formativo a livello distrettuale per i nuovi soci, mentre è il Documento di Pianificazione del Club che demanda istituzionalmente ai club stessi quel lavoro formativo, anche se purtroppo e troppo spesso i compiti formativi dei nuovi soci non sono ben compresi ed efficacemente sviluppati in sede locale.

 

E’ indispensabile quindi ricordare e fare in modo che il Ciclo di Formazione, nella sessione tematica specifica in sede di ASDI, fornisca idee e possibilmente riferimenti e materiali per la formazione locale dei nuovi soci.

 

Infatti la conoscenza rotariana di un nuovo socio non può certo essere sviluppata con un incontro in sede distrettuale, ma è il club che deve dare a tale socio una base sulla quale egli possa costruire nel tempo il senso dell’appartenenza, il consenso alla solidarietà, la cultura della tolleranza se non proprio dell’amicizia.

 

Resta comunque fermo il dovere dei club di sollecitare la partecipazione dei nuovi soci alle riunioni distrettuali “a numero aperto” quali le sessioni tematiche dell’ASDI e le giornate congressuali.

 

Talvolta, negli anni passati, l’argomento dell’informazione rotariana dei nuovi soci è stato affrontato nel nostro Distretto, insieme ad altri aspetti di vita rotariana, nel corso dello svolgimento dell’ IDIR - Istituto Distrettuale Informazione Rotariana, organizzato nei primissimi mesi di ogni annata rotariana.

 

Da un punto di vista istituzionale tale incontro presenta due elementi di incertezza:

-          non è stato e non è previsto da alcuna raccomandazione del Manuale di Procedura

-          è nato circa trenta anni fa come singola iniziativa di alcuni Distretti italiani e tale ha continuato ad essere

 

Poiché oggi i criteri generali per la Formazione nel Rotary International scandiscono tempi e modi del lavoro formativo dei rotariani, dirigenti e non, l’IDIR ha perso progressivamente la sua importanza e la sua attualità.

 

Penso che attualmente l’IDIR possa essere ragionevolmente mantenuto in essere soltanto se ne vengono aggiornati contenuti e scopi.

 

In primo luogo potrebbe essere indirizzato, come riunione “a numero chiuso”, al completamento ed all’approfondimento della “formazione diretta” dei Segretari e dei Presidenti dei Club ultimi nati nel Distretto: parlo ad esempio di una quindicina di club che, con i loro Assistenti del Governatore, potrebbero portare al massimo ad una quarantina di partecipanti. Penso sia una iniziativa importante nel momento in cui il Rotary pone l’accento sulla creazione di nuovi club che hanno sicuramente necessità di idee chiare ed hanno bisogno di atmosfera.

 

Potremmo indicare tale riunione come SINC, Seminario Istruzione Nuovi Club, da tenere in settembre come attualmente l’IDIR.

 

Una seconda soluzione potrebbe conservare all’IDIR la natura di riunione “a numero aperto” utilizzandolo come momento di valutazione e di verifica dell’andamento dell’impegno dei club nell’annata in corso, verifica tenuta in prossimità della metà dell’annata, in prospettiva gennaio. In altre parole esso potrebbe svolgersi ancora come incontro di informazione ma non più nella direzione dal Distretto verso i Club, ma piuttosto nella direzione inversa dai Club verso il Distretto.

 

 

Conclusioni  

 

Le considerazioni svolte possono essere riassunte in un quadro che indica quello che diventerebbe il Ciclo di Formazione rivisitato per il nostro Distretto, basandolo sui seguenti incontri:

 

-          SISD - Seminario Istruzione Squadra Distrettuale (febbraio-marzo)

-          SIPE - Seminario Istruzione Presidenti Eletti (marzo) insieme con

         SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti

-          ASDI - Assemblea Distrettuale (aprile)

-          SIFR - Seminario Istruzione Fondazione Rotary (giugno) e non SEFR

-          SEDD - Seminario Dirigenza Distrettuale (ottobre-novembre)

 

Tale schema, mentre mantiene nel limite di cinque il numero degli incontri formativi, presenta alcuni vantaggi rispetto all’attuale Ciclo canonico:

-          elimina, o almeno riduce, le carenze che abbiamo messo in evidenza

-          aumenta l’efficacia complessiva dell’impegno di Formazione nel Distretto

-          prevede e richiede un sempre maggiore coinvolgimento ed impegno dei club nello svolgimento dei compiti relativi alla formazione rotariana

-          punta a creare nelle aree più significative dirigenti distrettuali e di club concretamente preparati ed efficienti

 

Si può poi anche mettere in conto positivo per la Formazione la nuova veste di un IDIR rinnovato, aggiornato, efficace.