ASSEMBLEA DISTRETTUALE 2001-2002

Gli interventi che presento alle riunioni distrettuali di formazione sono interventi "tecnici" che, per dirla in termini giornalistici, hanno lo scopo di trasmettere fatti e non opinioni.

In occasione di questa Assemblea distrettuale, però, Franco mi ha chiesto di affrontare il tema della formazione e dell’informazione da un altro punto di vista, un punto di vista che chiamerei piuttosto "politico" e che vuole trasmettere opinioni costruite sui fatti.

Ecco quindi che, questa volta senza trasparenze, senza proiettori o computer, penso di proporvi, così come titola il programma, alcune riflessioni d’attualità, quelle che mi sembrano le più significative in questa fase importante e singolare della vita della nostra Associazione.

La prima di tali riflessioni è questa: "Il Rotary sta ripensando se stesso".

Nel 2005, e non siamo davvero lontani, il R.I. compie 100 anni ed in quest’ultimo scorcio del suo primo secolo di vita sente il bisogno stringente di progettare il suo futuro, operando scelte e prendendo decisioni che gli consentano di stare al passo con i tempi e di far fronte agli sviluppi di tipo esponenziale che la società e la tecnologia impongono.

Certamente il R.I.

• non ripensa i suoi concetti informatori quali quello del "servizio al di sopra di ogni interesse personale" o del "servizio reso che più è grande più è profittevole";

• non ripensa i confini della sua internazionalità né la forza dei suoi interventi per la pace e la comprensione tra le nazioni;

• non ripensa l’ampiezza e la portata dei programmi umanitari od educativi della sua Fondazione.

Direi piuttosto che il R.I.

• sta ripensando i criteri organizzativi che presiedono alla sua vita ed al suo sviluppo;

• sta ripensando i criteri operativi che sono alla base delle sue attività e dei suoi interventi;

• sta ripensando come proporsi, come esprimersi, come proiettare la sua immagine nel mondo.

In altre parole ed in ultima analisi il R.I. sta ripensando i suoi modi di essere, di fare, di far sapere.

La seconda riflessione è questa: "Il ripensamento è globale".

Esso è globale perchè va ad incidere sui contenuti e sui modi di vita e di sviluppo della nostra Associazione.

In termini di contenuti il ripensamento è globale in quanto coinvolge ogni elemento della struttura rotariana ed infatti:

• riguarda il singolo rotariano perché tocca i criteri della sua appartenenza al club (classifiche, categorie, assiduità, partecipazione);

• riguarda i Rotary Club perché aggiorna i criteri della loro appartenenza al R.I. (efficienza, pianificazione, reclutamento, territorio);

• riguarda i Distretti perché incide sui criteri della loro amministrazione (Assistenti del Governatore, Deleghe, Commissioni, Istruttore distrettuale).

In conclusione si può ritenere che il ripensamento riguarderà alla fine anche il R.I., come potremo vedere con maggiore chiarezza dopo le decisioni dei Consigli di Legislazione 2001 e 2004.

In termini di modi il ripensamento è globale:

• perché le informazioni, anche in virtù dei nuovi parametri mediatici, corrono a velocità elettronica nei due sensi con scambi di grande efficacia e tempestività;

• perché viene richiesta ai club, sempre in maggior misura, una forte partecipazione ai processi di ricerca, di sperimentazione, di ridefinizione delle regole;

• perché estende, finalmente anche a livello di club, le raccomandazioni per la formazione, area rimasta fino ad oggi in ombra a causa di un malinteso criterio di autonomia dei club.

La terza ed ultima riflessione è questa: "Il ripensamento ruota intorno a tre cardini: Managerialità, Formazione, Funzioni".

Approfondiamo questi aspetti.

Managerialità

Con il termine "Managerialità" intendo indicare il modo, generalmente accettato, di affrontare e gestire il funzionamento e lo sviluppo di organizzazioni particolarmente articolate e complesse.

In tale ottica il Piano Direttivo Distrettuale, adottato ormai dal nostro Distretto e reso obbligatorio per tutti i Distretti a partire dal 1 Luglio 2002, è la più significativa testimonianza di come il R.I. intenda affrontare le sfide del suo secondo secolo di vita.

E’ agevole infatti richiamare numerosi elementi che confermano il carattere di managerialità insito nelle scelte del R.I.:

• il lavoro di gruppo che costituisce la base di identificazione e di funzionamento della Squadra Distrettuale;

• la delega di responsabilità che caratterizza la natura, decisamente innovativa, del rapporto fra il Governatore ed i suoi Assistenti;

• la gestione per obiettivi che indica da un lato e richiede dall’altro la strada dell’efficienza e per il Distretto e per i Club;

• lo snellimento delle strutture distrettuali da realizzare sia attraverso la drastica riduzione nel numero delle commissioni e dei loro componenti, sia attraverso la contestuale attribuzione alle commissioni stesse di compiti specifici e chiaramente identificati;

• la distinzione fra le responsabilità degli Assistenti del Governatore e le responsabilità delle Commissioni distrettuali, delegati gli uni ad interventi nelle aree operative di supporto ai club, indirizzate le altre a fornire contributi informativi nell’area gestionale di funzionamento del distretto;

• la definizione di una unica linea operativa nel distretto, con le Commissioni che, a completamento del lavoro del Governatore e dei suoi Assistenti, si rapportano ai club attraverso gli Assistenti del Governatore e con la loro collaborazione.

Formazione

Il Ciclo di Formazione dei Dirigenti distrettuali e di club, raccomandato di recente dal R.I. e già messo in atto nel nostro Distretto, è la più concreta dimostrazione di come il R.I. intenda porre l’addestramento e l’informazione al centro dei suoi piani e delle sue strategie.

Le caratteristiche essenziali del Ciclo di Formazione e degli incontri che esso stabilisce sono la organicità e la razionalità.

Esso infatti si pone come quadro di riferimento sia per quanto riguarda i dirigenti ed i soci chiamati a partecipare agli incontri, sia per quanto riguarda i contenuti degli incontri stessi.

In termini più specifici il Ciclo di Formazione si rivolge:

• in primo luogo ai vertici distrettuali (Assistenti del Governatore e Commissioni distrettuali), con lo scopo di chiarire compiti, responsabilità, funzioni e rapporti;

• poi ai vertici dei club (Presidenti eletti), con l’introduzione e la definizione dei criteri di efficienza e delle linee guida della pianificazione nella gestione dei club;

• quindi a tutti i dirigenti dei club ed ai nuovi soci, con l’approfondimento dei temi dell’efficienza e della pianificazione e con l’ampliamento dei concetti legati all’innovazione;

• in seguito ai dirigenti della Fondazione Rotary dei club, con la trasformazione del Seminario ad essa dedicato da riunione di informazione a riunione di formazione;

• ed infine ai past dirigenti dei club, con la proposta di nuove e più ampie opportunità di servizio finalizzate al recupero di energie disponibili e non utilizzate compiutamente.

In aggiunta è importante segnalare che, finalmente, il R.I. prende ad occuparsi e preoccuparsi anche della formazione nei club.

Non posso non ricordare poi, per completezza, la creazione della nuova figura dell’Istruttore distrettuale.

Funzioni

Sono l’elemento di base che coinvolge più direttamente i club.

I club sono abituati da tempo ad organizzare la propria struttura operativa istituendo annualmente commissioni raggruppate nelle tradizionali Vie d’Azione.

Il R.I. è ben consapevole del fatto che le Vie d’Azione conservano tuttora integra, ed anzi esaltano sempre più, la loro forza di impostazione e di orientamento per l’Associazione.

Il R.I. però si rende anche conto che lo schema di distribuzione dei compiti alle commissioni basato sul riferimento alle Vie d’Azione non è più adeguato a sostenere le necessità operative dei club e soprattutto a garantire quell’efficienza che oggi, e più di sempre, è ad essi richiesta.

Allo scopo di far fronte a tale carenza il R.I. raccomanda quindi ai club l’adozione progressiva di un nuovo schema di istituzione delle commissioni basato non più sulla loro appartenenza ad una delle Vie d’Azione, ma sulle effettive funzioni primarie che le commissioni stesse sono chiamate a svolgere per dimostrare l’efficienza propria e del club nel suo complesso.

Il R.I. indica con chiarezza le funzioni che vanno così ad assumere man mano un ruolo fondamentale nelle aree operative dei club.

Esse sono:

• reclutamento ed introduzione,

• orientamento e guida nuovi soci,

• Fondazione Rotary,

• progetti di servizio di successo,

• pubbliche relazioni del club,

• amministrazione del club.

Il riferimento alla funzione anziché all’appartenenza risulta già adesso evidente:

• nella più recente edizione del Manuale del Presidente del Club, che contiene il documento indicato come "Guida su come pianificare dei Rotary club efficienti";

• nella più recente edizione del Manuale delle Commissioni di Club, che raccoglie e propone istruzioni e raccomandazioni per la selezione e la preparazione delle commissioni del club e dei loro membri;

• negli aggiornamenti che compaiono con notevole frequenza nel sito del R.I. e che raccomandano ad ogni livello dell’Associazione scelte e realizzazioni utili da un lato alle comunità e dall’altro lato alla immagine del Rotary stesso.

Questa è certamente l’ultima Assemblea del nostro Distretto che vede le sessioni tematiche parallele organizzate secondo le Vie d’Azione, la prossima Assemblea dovrà essere organizzata sulla base delle funzioni descritte e secondo lo schema indicato.

Del resto anche il Distretto dovrà quanto prima superare lo schema tradizionale per le commissioni, così come già da tempo lo ha superato il R.I. con l’adozione delle "Task Forces".

E siamo alla conclusione.

Mi ero proposto di presentare un quadro sufficientemente completo e chiaro di come e verso dove sta muovendosi la nostra Associazione, pur partendo da spunti isolati e per ora disarticolati.

Spero di esserci riuscito, ma soprattutto spero che queste mie riflessioni riescano a stimolare le vostre riflessioni.

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Paolo Margara, RC Viareggio-Versilia
(Istruttore Distrettuale)